MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

MENANGANI

 PENGGANDAAN  DOKUMEN

BAB  I

MEMILIH JENIS PENGGANDAAN YANG SESUAI

PENGGANDAAN DOKUMEN

Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti proses, cara, perbuatan menggandakan. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatgandakan beberapa kali dokumen. Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan, sehingga diperoleh hasil yang sama dengan aslinya.

Menurut Kamus Kepegawaian:

1.                  Dokumen adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

2.                  Dokumen adalah segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan.

Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster:

1.                  Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.

2.                  Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

Menurut Ensiklopedi Administrasi:

1.                  Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung keterangan.

2.                  Dokumen adalah kegiatan/proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta penyebarluasan kepada pemakai informasi.

Dokumen menurut Ensiklopedi Umum adalah surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan.

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, termasuk benda-benda yang mempunyai nilai sejarah.

FUNGSI PENGGANDAAN

          Bagian penggandaan di suatu kantor memegang peranan dan fungsi  antara lain:

1.                  Memberikan pelayanan dalam hal memperbanyak dokumen.

2.                  Memberikan pelayanan dalam hal memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian  lainnya.

3.                  Memberikan pelayanan dalam hal memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatu dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan.

4.                  Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya.

5.                  Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal.

Beberapa bentuk penggandaan yang lazim dilakukan antara lain:

1.                  Memperbanyak dokumen naskah sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya memperbanyak materi rapat, undangan, laporan, bukti transaksi dan sebagainya.

2.                  Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan, misalnya menduplikasi  gambar peraga, foto dan sebagainya.

3.                  Memperbanyak hasil rekaman, misalnya memperbanyak compact disk, video compact disk, cassette dan sebagainya.

4.                  Memperbanyak dokumen korporil, misalnya memperbanyak replikanya, dan lain-lain.

MEMILIH ALAT YANG SESUAI

            Suatu ide atau informasi yang telah dihimpun dalam suatu tata aturan penulisan sehingga menjadi suatu naskah atau dokumen biasanya berwujud tulisan atau bentuk rekaman.

            Untuk menyebarluaskan dokumen tertulis yang hanya akan disebarkan untuk beberapa orang saja, kita cukup membuat proses warkat tersebut dengan cara mengetik dengan rekaman karbon dan kita mengengalnya dengan istilah tembusan atau copy. Cara ini hanya memberikan salinan dalam jumlah sedikit. Bila salinan diperlukan dalam jumlah besar, maka digunakan proses penduplikasian atau pengopian atau penggandaan.

            Pada jaman sekarang ini, perkantoran lebih terbantu dengan adanya komputer. Dengan memakai komputer, suatu kesalahan sangat mudah untuk dikoreksi. Dengan demikian, hasil cetaknya lebih bersih, rapi dan mampu mencetak sama dalam jumlah yang banyak.

            Penduplikasian atau penggandaan berfungsi untuk menghasilkan surat edaran, daftar harga, laporan, formulir kantor, dan sebagainya. Dalam memilih peralatan pengganda dokumen, kita perlu memperhatikan beberapa hal berikut:

1.      Jumlah salinan yang diperlukan

Proses yang berbeda menghasilkan jumlah yang berbeda pula. Asalkan kebutuhan normal terpenuhi, jumlah yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua master atau lebih.

2.      Jenis dan kualitas kertas yang digunakan

Beberapa proses memerlukan jenis kertas tertentu. Hal ini perlu dipertimbangkan dalam hubungannya dengan tujuan pembuatan salinan. Bila formulir kantor akan digandakan, kertas yang digunakan harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan

3.      Perlu tidaknya penduplikasian warna

Hendaknya dipertimbangkan bahwa warna kadang-kadang sangat diperlukan. Misalnya untuk katalog, bagan, gambar, atau sketsa yang diduplikasi, warna mungkin diperlukan.

4.      Mesin dipergunakan untuk pemakaian yang intensif atau yang biasa

Bila volume penggandaan begitu besar sehingga mesin akan digunakan sepanjang hari, maka kita harus memilih mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat energi.

            Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen/surat antara lain sebagai berikut:

1.      Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplikator hektografik dengan alkohol.

2.      Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil.

3.      Penggandaan dokumen dengan duplikator offset-litho.

4.      Penggandaan dokumen dengan duplikator typeset.

5.      Penggandaan dokumen dengan menggunakan mesin scanner.

6.      Penggandaan dokumen dengan menggunakan mesin cetak.

7.      Penggandaan dokumen dengan menggunakan mesin foto copy.

8.      Penggandaan dokumen dengan menggunakan mesin riso/risograph.

9.      Penggandaan dokumen dengan menggunakan alat pencetak/printer.

JENIS-JENIS ALAT / MESIN:

1.      DUPLIKATOR HEKTOGRAFIK DENGAN ALKOHOL

Duplikator dengan alkohol akan mereproduksi ketikan, tulisan tangan atau gambar dalam berbagai warna. Mesin ini mampu mereproduksi beberapa warna sekali jalan. Kombinasi warna dimungkinkan pada satu salinan master dengan proses sederhana penulisan atau pengetikan di atas kertas karbon berwarna yang berlainan secara bergantian.

Mesin ini mampu menggandakan 100 hingga 250 lembar salinan. Master dapat diangkat dari mesin dan disimpan, sehingga pencetakan dalam jumlah sedikit dapat dilakukan beberapa kali. Penggantian master dimungkinkan di antara pemakaian. Tata letak master yang sesuai memungkinkan untuk mencetak informasi yang sama atau yang berbeda sebagian, pada formulir dengan ukuran yang bervariasi, seperti misalnya: faktur, surat tanda penyerahan barang, dan surat pesanan. Dengan kertas khusus yang disela lembaran kertas karbon hektograrfik, master dapat disiapkan sebagai keluaran komputer.

Mesin duplikator dengan alkohol ini terutama cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 lembar lebih.

                             

2.      DUPLIKATOR STENSIL

Mesin stensil tidak lain adalah mesin menghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stencil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.

Kita mengenal 2 macam mesin stensil, yaitu mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan datar, yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit.

Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stencil sheet dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik. Duplikator stensil kerap dibatasi untik memproduksi salinan pada kertas isap yang agak teball. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar harga, tetapi kurang  cocok untuk katalog dan formulir.

3.      DUPLIKATOR OFFSET-LITHO

Duplikator ini dapat mereproduksi ketikan, tulisan tangan, gambar atau foto. Untuk salinan berwarna diperlukan master yang terpisah dan penduplikasian yang terpisah untuk setiap warna.

Semua jenis kertas biasa atau kartu tipis dapat digunakan. Salinan yang dihasilkanpun berkualitas tinggi. Prosesnya sangat sesuai untuk membuat formulir kantor, terutama formulir dengan garis-garis yang kompleks.

Mesin ini mampu menghasilkakn salinan hingga 50.000 lembar bila menggunakan master logam. Master logam dapat disimpan dan direvisi. Untuk master dari kertas, mesin ini mampu menghasilkan salinan hingga 100, 500 atau 2.000 lembar.

4.      DUPLIKATOR TYPESET

Duplikator typeset adalah mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpress. Proses pengetikan setting berjalan lambat dan memerlukan ketrampilan tertentu, tetapi menghasilkan cetakan berkualitas tinggi. Typesetting memberikan hasil yang berkualitas tinggi dan memiliki berbagai macam pilihan huruf. Peralatan ini semakin menjadi bagian dari kantor yang terpadu.

Ada empat macam duplikator yang dapat kita temukan, yaitu:

a.                              photo-mechanical phototypesetter

b.                              digital phototypesetter

c.                              laser digital phototypesetter

d.                              laser digital typesetter

5.      MESIN SCANNER

Stensil sit yang diproses dengan mesin scanner mula-mula diproses pada kertas biasa dan apabila diperlukan dapat diedit dengan foto, gambar, tabel atau grafik.

Setelah selesai di-layout atau diedit dan penetapan perwajahan selesai, maka dengan mesin scanner dan stensil sit scanner, copy master yang telah diproses di kertas tersebut dapat dipindahkan ke dalam stensil sit scanner dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.

6.      MESIN CETAK

Mesin cetak dalam atau dalam bahasa Belanda sering disebut dengan istilah “Gravure” mempunyai bagian-bagian utama yang berupa tempat acuan, penekan yang mengatur dengan bak tinta, dan penghantar kertas.

Ada empat kelompok komponen utama dalam mesin cetak, sehingga berkembang mesin cetak seperti:

a.      Mesin cetak tinggi

Merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan tinggi di dalam menghasilkan kualitas dan kuantitas hasil cetakan. Mesin ini sifatnya lebih produktif.

b.     Mesin cetak dalam

Merupakan mesin cetak yang memiliki bahan acuan dan penyapu tinta.

c.      Mesin cetak saringan

Merupakan mesin yang memjliki prinsip kerja tinta mengalir pada acuan yang terbuat dari saringan berbingkai dan kemudian disapu oleh penyapu tinta. Sehingga pada saat itu menekan bahan cetakan atau kertas.

d.     Mesin cetak offset

Sistem penekan mesin offset terdiri dari silinder tempat acuan, silinder tempat karet penghapus, silinder tekan pembawa kertas, dan peralatan pembasah yang berfungsi sebagai pembasah acuan sebelum terkena tinta.

7.      MESIN FOTOCOPY

Menggandakan dokumen dengan mesin fotokopi sudah banyak dilakukan, baik dilingkungan kantor maupun perusahaan.

Naskah asli yang digandakan dengan fotocopy akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip mendekati aslinya, tetapi umumnya tulisannya berwarna hitam, sekalipun sekarang sudah banyak muncul fotokopi berwarna.

Oleh karena itu banyak orang yang menggunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas maupun kepentingan pendidikan/studi. Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau pada kertas khusus, transparansi atau master duplikasi.

Menggandkan dengan mesin fotokopi pada prinsipnya tidaklah terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan itu kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut.

Kita mengenal dua jenis mesin fotokopi yaitu mesin pengopi kertas berlapis (automatic document feeder) dan mesin pengopi kertas biasa. Mesin pengopi kertas berlapis menggunakan toner basah atau kering dan lebih mudah dioperasikan.

8.      MESIN RISOGRAPH

Risograph adalah istilah produk Gestetner untuk satu jenis mesin pengganda yang sama. Risograph adalah system cetal digital dengan kecepatan tinggi  yang diproduksi oleh Kagaku Riso Corporation dan dirancang terutama untuk pencetakan volume tinggi dan fotocopy. Risograph adalah mesin pembuat copy untuk jumlah besar dengan menggunakan master. Bentuk dan cara kerjanya seperti mesin fotokopi biasa, berkemampuan sampai 120 lembar per menit, dapat mengkopi kertas tipis 46 gram sampai 210 gram dengan menggunakan master khusus yang dibuat pada mesin itu juga secara elektroni. Dapat memperbesar/memperkecil kopian, menggabung 2 original dan tintanya dapat diganti warna menurut selera (biru, hitam, coklat, merah dan hijau).

Effisien untuk mengganda dalam jumlah besar dan tenaga listrik yang diperlukan kurang dari 500 watt. Operator terhindar dari tangan kotor, hasil copy tajam dan jelas, ditambah lagi hemat energi dan bebas polusi.

9.      ALAT PENCETAK/PRINTER

Alat ini dapat beroperasi apabila dihubungkan dengan komputer. Alat pencetak/printer menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

Ada beberapa jenis printer, antara lain matriks, pancaran tinta dan laser, LCD /citra elektronis dan pengumpan pencetak.

a.      Matriks

                                    Pencetak ini menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas kerjtas sehigga bergabung membentuk karakter. Kualitasnya  umumnya tidak terlalu baik, tetapi lazim digunakan. Pencetak matriks dengan kepadatan ganda/double density menggunakan struktur bintik yang lebih halus sehingga menghasilkan karakter dengan kualitas yang lebih baik.

b.     Pancaran tinta dan laser

Keduanya adalah sistem yang mencetakkan tinta pada halaman tanpa membentur kertas.

c.      LCD / citra elektronis

Alat ini pada dasarnya merupakan mesin fotokopi yang menyalin secara elektronis informasi yang tersimpan dan sering disebut mesin fotokopi inteligen. Mesin ini menggunakan sinar laser yang dikendalikan oleh pengolah kata, dengan menempatkan citra karakter pada drum penyalin. Mesin ini baru, tetapi memiliki potensi besar karena mampu menghasilkan kualitas yang baik dengan kecepatan tinggi dan juga dapat mengopi bahan yang biasa.

d.     Pengumpan pencetak

Pengumpan tunggal, gravitasi atau geser baik untuk aplikasi pengolah kata untuk surat tunggal, tetapi agak lambat untuk pengunaan dalam jumlah besar. Untuk pengumpan lebar-ganda diperlukan:

1). Pengumpan traktor memiliki kertas yang terlipat seperti kipas dengan lubang pada kedua sisinya yang menyangkut pada mekanisme gigi roda untuk memegang kertas sementara kertas itu bergerak melewati pencetak. Lembaran tersebut dapat dirobek pada garis lipatnya setelah pencetakan. Ini pada dasarnya lebih murah dan dapat diandalkan, akan tetapi memerlukan kertas khusus.

2). Pengumpan lembaran adalah wadah bertutup yang menyimpan ratusan atau lebih lembaran kertas atau amplop dan mengumpankan lembaran tersebut satu demi satu ke dalam pencetak. Alat ini lebih mahal, tetapi lebih tidak merepotkan dibandingkan pengumpan traktor.

BAHAN-BAHAN YANG DIBUTUHKAN

DALAM PENGGANDAAN DOKUMEN

Setelah mengetahui jenis dokumen yang akan digandakan dan mesin yang akan dipakai pada proses penggandaan, maka langkah selanjutmya adalah menentukan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen. Bahan yang dibutuhkan dalam proses penggandaan selain kertas antara lain:

JENIS MESIN	BAHAN YANG DIBUTUHKAN
Duplikator hektografik alkohol	Master, kertas karbon berwarna
Duplikator stensil	Kertas master (stensil sit, tinta stensil, mesin ketik, komputer, printer dot matrix).
Duplikator offset-litho	Master kertas, master logam
Duplikator typeset	Letterpress
Scanner	Komputer
Mesin cetak	Tinta cetak
Mesin foto copy	Toner
Risograph	Master riso, tinta riso
Printer	Komputer, tinta printer
Mesin offset	Master (plat), tinta mesin offset

AKTIVITAS 1:

1.            Apa yang dimaksud dengan penggandaan?

2.            Apa yang dimaksud dengan dokumen?

3.            Apa yang dimaksud dengan penggandaan dokumen?

4.            Sebutkan fungsi penggandaan!

5.            Sebutkan beberapa alat yang digunakan di dalam penggandaan dokumen/surat!

6.            Sebutkan empat kelompok komponen utama di dalam mesin cetak!

7.            Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan tiga bagian utama dari mesin, sebutkan!

8.            Sebutkan dua macam jenis mesin stensil dan jelaskan perbedaannya!

9.            Sebutkan dan jelaskan beberapa jenis mesin cetak!

10.       Sebutkan bahan lain yang dibutuhkan dalam proses penggandaan selain kertas!

BAB  II

MELAKUKAN PENGGANDAAN DOKUMEN

PENGOPERASIAN ALAT/MESIN

1.      DUPLIKATOR HEKTOGRAFIK DENGAN ALKOHOL

      Cara pengoperasian duplikator dengan alkohol adalah sebagai berikut: 

a.      Penyiapan salinan master

                Salinan master disiapkan pada sehelai art paper (permukaannya mengkilap) dengan menggunakan kertas karbon hektografik. Kertas karbon dipasang dengan permukaan yang berlapis menghadap ke atas, dan art paper  ditaruh di atasnya, dengan permukaan yang mengkilap menghadap ke bawah.

      Bahan yang akan direproduksi ditulis dengan mesin ketik, pensheet atau ballpoint pada muka art paper yang terpapar, sehingga cetakan karbon terbalik diperoleh pada permukaan yang mengkilap. Salinan master dapat pula dibuat dari dokumen asli dengan proses penyalin pemindah-panas.

b.     Proses penduplikasian

            Salinan master dipasang pada rol duplikator. Kertas yang diumpankan ke dalam mesin lebih dulu dibasahi dengan alkohol dan kemudian ditekankan pada salinan master. Alkohol melarutkan sedikit cetakan karbon dan dengan demikian membentuk salinan di atas kertas.

2.      DUPLIKATOR STENSIL

Cara mengoperasikan mesin stensil adalah sebagai berikut:

a.      Sebelum mengetiak pada sit stensil sebaiknya huruf/letter pada tuts dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus. Huruf-huruf yang harus dibersihkan antara lain a, b, d, e, g, m, o, p dan w karena sering kotor terkena endapan bekas karbopn atau tip-ex.

b.      Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil.

c.      Pengetikan pada mesin sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.

d.      Dalam menghentak tutus tidak perlu ekstra kuat, tetapi dengan normal hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.

e.      Kita harus senantiasa membaca terlebih dahulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.

f.        Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Stensil digores, entak dengan mesin ketik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari dengan menggunakan pensheet. Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian pemindah-panas atau denga pemotong stensil elektronik.

g.      Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Mesin putar, kemudian dioperasikan, bisa menggunakan tenaga tangan atau listrik.

3.      DUPLIKATOR OFFSET-LITHO

      Pengoperasian duplikator offset-litho adalah sebagai berikut:

a.      Master disiapkan pada lembaran logam tipis atau kertas dengan permukaan khusus. Master ini dapat di ketik dengan bantuan pita khusus, ditulis tangan, atau digambar dengan menggunakan tinta ayau bolpoint khusus, atau dihasilkan dengan pemindahan difusi, pemindahan gelatin atau pengopian elektronik.

b.      Salinan master, setelah dibasuh dengan zat kimia, dipasang pada drum dimana master itu berkontak dengan air dan tinta berdasar-minyak, secara terpisah atau sebagai emulsi. Prosesnya mengandalkan kenyataan bahwa minyak dan air tidak  akan bercampur. Bagian kosong  dari master menjadi basah sehingga tidak menerima tinta cetak sama sekali. Sebaliknya, cetakan berminyak yang dibuat dengan ketikan atau tulisan tangan menolak air dan menerima tinta.

Lain dengan master hektograf, cetakan pada master tidak berupa kebalikan dan dengan demikian harus dibalik sebelum berkontak dengan kertas. Rol kedua, yaitu rol pencetak atau “selimut”, dengan demikian dipasang diantara drum master dan kertas. Tinta pada master diambil berupa kebalikan oleh selimut dan dipindahkan ke kertas dimana cetakan muncul dalam bentuk yang benar.

     

4.      MESIN SCANNER

      Cara pengoperasian dari mesin scaner adalah sebagai berikut:

a.   Stensil sit scaner yang telah diproses dengan mesin scaner menjadi master untuk selanjutnya diproses pada mesin stesil biasa.

b.   Putar halaman demi halaman master stensil sit.

c.   Pisahkan atau sortir halaman setiap sepuluh halaman.

d.   Susun naskah sesuai halaman.

e.   Setelah selesai semuanya, maka potonglah sekaligus tepi-tepi kertas dengan mesin pemotong kertas elektronik.                  

5.      MESIN CETAK

      Mesin cetak juga merupakan mesin/alat penggada dokumen/naskah. Cara pengoperasian dari mesin cetak antara lain sebagai berikut:

a.      Kita menghidupkan mesin dengan tombol On.

b.      Setelah mesin hidup, maka acuan (master ofse) kena tinta.

c.      Tinta tersebut disuplai oleh penghantar tinta.

d.      Pada saat itu, kertas dihantar oleh penghantar kertas.

e.      Penekan berbentuk silinder mengambil acuan dan tinta kemudian menempel di kertas untu terus dilepaskan.

f.        Kertas bersih berubah menjadi kertas yang sudah cetak sesuai dengan desain pada acuan.

6.      MESIN FOTOCOPY

      Tehnik pengoperasian dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama dari mesin, yaitu:

a.   Bagian bak kertas kosong.

            Kertas dari bak ditarik satu persatu dengan peralatan penarik kertas sehingga didalam mesin fotocopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik (tengkurap).

b.   Bagian mesin pemroses

            Kertas yang tyerkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.

c.   Bagian bak penampung hasil

      Pada bagian “bak penampung hasil” ini kertas hasil fotocopi diletakkan. Kelebihan mesin fotocopi adalah kemampuan memperbesar atau memperkecil naskah. Dengan demikian, fotocopi amat membantu penyebarluasan hasil pengolahan dokumen kepada konsumen yang membutuhkan dokumen dan sangat membantu sekali dalam peningkatan kerja.

7.      ALAT PENCETAK/PRINTER

Alat pencetak juga merupakan salah satu dari alat /mesin pengganda dokumen/naskah. Cara pengoperasian dari alat pencetak antara lain sebagai berikut:

a.      Kita mengaktifkan file dokumen yang akan anda cetak.

b.      Setelah itu, kita harus memastikan bahwa alat pencetak telah siap digunakan untuk mencetak.

c.      Kemudian, kita harus memilih file.

d.      Setelah kita menekan file, maka akan ditampilkan kotak dialog print

e.      Kemudian, setelah ada tampilan kotak dialog print maka kita menekan tombol Ok.

AKTIVITAS 2:

1.      Bagaimanakah cara kerja mesin fotokopi dalam menggandakan sebuah dokumen?

2.      Bagaimanakah cara mengoperasikan mesin stensil?

3.      Bagaimanakah cara mengoperasikan mesin scanner?

4.      Bagaimanakah cara mengoperasikan mesin cetak?

5.      Apakah perbedaan dari cara kerja mesin fotokopi dengan mesin risograph?

6.      Apakah kelebihan dari mesin ritograph dibandingkan dengan mesin fotokopi?

PEMELIHARAAN ALAT/MESIN

1.      DUPLIKATOR STENSIL

            Tahukah kalian mengenai cara pemeliharaan dari mesin stensil? Cara pemeliharaan mesin stensil antara lain sebagai berikut:

a.      Saringan mesin stensil hendaknya diperiksa dan kalau perlu dibersihkan dengan sedikit bensin campur minyak atau paling tepat adalah dengan air panas sehingga bekas tinta yang kering tidak menyangkut poad asaringan.

b.      Apabila sudah selesai, kita melepaskan stensil sit dan kalau menghendaki stensil sit akan dipakai lagi bersihkan dengan menggunakan minyak tanah yang kemudian disimpan dengan cara menggantung stensil sit

c.      Tutup mesin stensil supaya bersih. Sebelumnya kita harus melepaskannya dari aliran listrik.

2.   MESIN SCANNER

           Setelah kita mengetahui cara pengoperasian dari mesin scaner kita simak cara pemeliharaan mesin scaner adalah sebagai berikut :

a.      Apabila kita telah selesai memakai mesin scaner, kita harus membersihkannya dengan menggunakan sikat.

b.      Setelah itu, kita harus memberinya dengan sedikit minyak agar mudah dipergunakan lagi.

c.      Tutup mesin dengan plastik dan kita harus melepaskannya dari aliran listrik.

3.   MESIN CETAK

            Bagaimana cara pemeliharaan mesin cetak? Cara pemeliharaan mesin cetak adalah sebagai berikut:

a.      Pisahkan mesin cetak dari kertas yang sudah dipakai.

b.      Jauhkan mesin cetak dari tinta dan benda cair lainnya.

c.      Tutup mesin cetak tersebut dengan menggunakan plastik agar jangan sampai debu masuk

4.   MESIN FOTOCOPY

      Kalau kita dapat mengoperasikan mesin fotokopi, maka kita hendaknya juga dapat melakukan pemeliharaan mesin fotokopi. Di bawah ini kita akan menjelaskan cara pemeliharaan mesin fotokopi, yaitu:

a.      Setelah selesai dipakai, kita harus melepaskan mesin fotokopi dari sakelar listrik agar tidak terlalu panas mesinnya.

b.      Kita harus membersihkan mesin fotokopi tersebut setiap seminggu sekali.

c.      Sesudah mesin fotokopi dipakai, diharapkan ditutup kembali agar terbebas dari debu dan air.

5.   MESIN RISOGRAPH

            Cara pemeliharaannya sebagai berikut:

a.      Kaca tempat original selau dibersihkan dengan kain halus atau tissue pembersih kaca, karena kalau kaca ini kotor hasil kopian juga kotor.

b.      Tutup pemegang original dibersihkan dengan kain sedikit basah atau larutan pembersih.

c.      Tinta yang akan membentuk gambar/tulisan di atas kertas kopi, selalu terkontrol jangan sampai kurang agar diperoleh hasil kopian yang baik.

d.      Pada waktu mengkopi dilarang mematikan listrik dan melepas karet kertas.

e.      Jari yang basah atau terkena minyak jangan memegang kertas kopi karena akan tampak pada hasil kopian.

f.        Jangan sampai benda-benda logam masuk ke dalam mesin (staples, paper clips dan lain-lain).

g.      Diletakkan pada tempat kering, tidak tekena sinar matahari langsung, tidak ada AC atai gas dan bersih.

6.   ALAT PENCETAK/PRINTER

    Cara pemeliharaan dari alat pencetak antara lain sebagai berikut:

a.      Sesudah dipakai, alat pencetak ini maka harap dimatikan.

b.      Apabila menggunakan alat pencetak (Printer), maka jangan menggunakan kertas lecek/kusut.

c.      Sebelum menggunakan alat pencetak (printer), maka kita terlebih dahulu harus memeriksa tinta dari alat pencetak(printer).

d.      Tutuplah alat pencetak tersebut dengan menggunakan kain atau plastik agar terbebas dari debu.

AKTIVITAS 3:

Cobalah kamu amati di lingkungan sekitarmu atau di tempat-tempat lain yang terdapat mesin fotokopi, mesin cetak atau mesin stensil. Perhatikan apa merknya dan serinya. Tanyakanlah pada petugas bagaimanakah cara menggunakan dan merawat mesin tersebut!

BAB  III

MENDISTRIBUSIKAN DOKUMEN

PROSESUR DISTRIBUSI

Ada dua macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi, yaitu prosedur distribusi internal dan prosedur distribusi eksternal. Prosedur distribusi internal ditempuh melalui beberapa kegiatan, yaitu:

1.                 Penyortiran

Pekerjaan penyortiran meliputi empat tugas, yaitu:

a.                  Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan dan surat-surat dinas lainnya.

b.                  Menggolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting dan surat dinas rahasia.

c.                   Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat, kilat, kilat khusus, rahasia, wesel pos, pribadi, dan sebagainya.

d.                  Mencatat dalam buku penerimaan tersendiri agar dapat diterima oleh pihak/orang yang berhak menerimanya.

2.                 Pembukaan sampul

Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran setelah isi amplop dikeluarkan, sebelum dicatat ke dalam agenda, terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda atau mesin stempel (time stamps) pada ruang kosong. Setelah stempel agenda dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adalah memeriksa kelengkapan surat, yang meliputi:

a.                  Apakah nomor surat sesuai dengan nomor pada amplop.

b.                  Apakah alamat alamat dalam dan alamat luarnya sudah cocok.

            Bila pengirim tidak ada, satukan surat dengan sampulnya.

c.                  Apakah perihalnya ada hubungan dengan surat sebelumnya, bila berhubungan, sertakan surat yang dimaksud.

d.                  Apakah lampirannya sudah cocok.

3.                 Membaca

Memberi garis bawah dengan tinta berwarna atau stabilo dan membuat catatan penting atau memberi tanda.

4.                 Pengagendaan surat masuk

Mencatat surat masuk ke dalam buku agenda surat masuk.

5.                 Pengarahan surat masuk

Bila surat-surat yang sudah selesai diagendakan dan ternyata surat tersebut dibutuhkan oleh beberapa pejabat untuk diketahui, maka surat-surat tersebut di arahkan dengan menggunakan lembar disposisi.

6.                 Penggandaan surat masuk

Memperbanyak surat masuk yang dibutuhkan beberapa pejabat untuk diketahui atau diproses.

7.                 Penyimpanan surat

Setelah semua proses selesai surat tadi disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu yang dianut oleh instansi.

Distribusi eksternal adalah suatu tata cara atau aturan menyebar luaskan dokumen yang dilakukan di luar organisasi.  Prosedur distribusi eksternal mencakup beberapa kegiatan, yaitu:

1.                  Konsep dibuat oleh sekretaris / kepala tata usaha.

2.                  Memperhatikan beberapa persyaratan dari konsep surat, yaitu:

a.                                                                  Bersifat formal atau dinas

b.                                                                  Obyektif

c.                                                                   Ringkas dan jelas maksudnya

d.                  Sopan dan ramah bahasanya

e.                                                                  Seragam dalam bentuknya

f.                                                                     Rapih dan bersih dalam pengetikannya

3.                  Pengetikan

4.                  Penandatanganan surat keluar

5.                  Pencatatan surat keluar

Surat dicatat di dalam buku agenda surat keluar

6.                  Pengiriman surat keluar

Surat bisa dikirim melalui pos atau diantar oleh petugas pengantar surat atau kurir  dengan membawa buku ekspedisi surat keluar sebagai bukti pengiriman.

7.                  Penyimpanan berkas / arsip

Surat disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan surat tertentu yang dianut oleh instansi.

KLASIFIKASI DAN PENGKODEAN DOKUMEN

            Pengelompokan dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan banyak waktu dalam penyimpanan. Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen antara lain sebagai berikut:

1.      Nomor urut

2.      Tanggal dokumen diperoleh

3.      Penyusunan dokumen

4.      Nama/judul dokumen

5.      Kota tempat terbit

6.      Nama penerbit

7.      Tahun penerbit

8.      Jumlah halaman

9.      Cara memperoleh dokumen

            Pada saat ini, dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan mikro film, bahkan ada pula yang disimpan dalam memori komputer. Dengan pengolahan kode (kode sandi) akan dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari.

            Dokumen bisa berwujud lemblaran, pita, rekaman, benda atau film. Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan sistem kearsipan atau filing. Lain halnya dengan dokumen yang terjilid, penyimpanan, penataan, dan pengamanannya dipergunakan sistem perpustakaan.

            Cara pendistribusian/pembagian dokumen dapat dilakukan dengan cara tukar menukar informasi, memberikan informasi, menerima informasi, berlangganan koran atau surat-surat kabar lainnya, atau dengan melakukan pembelian.,

            Pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi, divisi dipecah lagi menjadi seksi, dan seksi dipecah menjadi sub seksi. Pembagian klasifikasi ini dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi, yaitu:

1.      Pola klasifikasi judul/caption dan pembagian judul atas

2.      Teknik mengindeks

3.      Teknik menetapkan kode

4.      Prosedur dan teknik penyimpanan

5.      Menentukan pencatatan yang diperlukan

KLASIFIKASI JUDUL ARSIP

            Arsip-arsip yang ditata menurut sistem abjad diklasifikasikan menjadi 4 kelompok, yaitu:

1.      Arsip Perorangan

      Arsip ini diberi judul/caption nama perorangan.

2.      Arsip Instansi Pemerintah

      Arsip ini diberi judul/caption nama instansi pemerintah.

3.      Arsip Niaga

            Arsip ini diberi judul/caption nama perusahaan.

4.      Arsip yang dikelola oleh badan-badan sosial

TEKNIK MENGINDEKS (MENETAPKAN UNIT)

            Setelah menetapkan kode apakah nama perorangan, organisasi sosial, instansi pemerintah ataupun swasta, maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit terpenting. Hal ini dikenal dengan mengindeks.

Contoh:

Nama orang Indonesia perorangan: Dra. R.A. Roostika Tri Handayani

Judul: Kode Ha

Indeks: Handayani,  Roostika, Tri,  Raden Ajeng, Dra.

TEKNIK MENETAPKAN KODE

            Dalam menetapkan kode, kita menggunakan suatu teknik yang memuat suatu aturan-aturan dalam mengindeks. Tata aturan mengindeks dapat dibagi menjadi empat golongan, yaitu nama perorangan, nama instansi pemerintah, nama perusahaan dan badan-badan sosial/organisasi dan perhimpunan.

TATA ATURAN MENGINDEKS NAMA PERORANGAN

            Di dalam mengindeks nama perorangan ada tiga cara, yaitu: berdasarkan nama orang Indonesia, nama Tionghoa dan Nama Eropa.

1.      NAMA ORANG INDONESIA

      Dalam mengindeks nama orang Indonesia terdapat 7 cara, yaitu:

e.      Pada umumnya, untuk indeks nama orang Indonesia adalah memakai nama asli. Contoh: Nama Caesar Rahardi Yuda.

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Kode Abjad
1.	Caesar Rahardi Yuda	Yuda	Caesar	Rahardi	Yu

f.        Indeks nama orang Indonesia memakai nama marga adalah nama marganya.

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Kode Abjad
1.	Anin Lidya Pattinama	Pattinama	Anin	Lidya	Pa

g.      Indeks nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali), diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Kode Abjad
1.	I Gusti Made Tira	Tira	Made	I Gusti	Ti

h.      Indeks nama orang Indonesia yang memakai nama Baptis untuk nama orang Kristen diindeks setelah semua nama Indonesia.

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Kode Abjad
1.	Matheus Yadi Sukamto	Sukamto	Yadi	Matheus	Su

i.         Indeks nama orang Indonesia yang memakai singkatan diindeks nama yang tidak disingkat, dan singkatannya diusahakan dicari kepanjangannya.

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Kode Abjad
1.	B.J. Habibie	Habibie	Bachrudin	Jusuf	Ha

j.         Indeks nama gelar-gelar pada nama Indonesia adalah bahwa gelar pada urutan terakhir.

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Kode Abjad
1.	Prof. Dr. Adi Chandra	Chandra	Adi	Prof.	Cha

k.      Indeks nama wanita yang mencantumkan nama suaminya diindeks nama suaminya terlebih dahulu, juga dibuatkan kartu tunjuk silang.

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Kode Abjad
1.	Ny. Dr. Atika Sari	Sari	Atika	Dr	Sa

2.      NAMA ORANG TIONGHOA

      Tata cara mengindeks nama orang Tionghoa yang diutamakan adalah nama keluarganya. Tetapi, untuk nama orang Tionghoa pada umumnya sudah diindeks dengan sendirinya karena nama keluarganya sudah menjadi urutan pertama. Dengan demikian, nama Tionghoa tidak perlu dilakukan pengindeksan lagi. Contoh:

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Kode Abjad
1.	Liem Swie King	Liem	Swie	King	Li

3.      NAMA ORANG EROPA

Pada umumnya, nama orang Eropa, Jepang, India, dan sejenisnya diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli itu.

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Kode Abjad
1.	George Robert Terry	Terry	Robert	George	Te

TATA ATURAN MENGINDEKS NAMA INSTANSI PEMERINTAH

Peraturan mengindeks nama instansi Pemerintah yang diindeks adalah nama pokok dari instansi/lembaga pemerintah. Sedangkan, sifat dari organisasi itu ditempatkan di antara dua tanda kurung.

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Kode Abjad
1.	Departemen Dalam Negeri	Dalam	Negeri	Departemen	Da

TATA ATURAN MENGINDEKS NAMA PERUSAHAAN

Cara mengindeks nama perusahaan yang menggunakan huruf bukan singkatan adalah huruf-huruf tersebut dianggap unit yang berdiri sendiri.

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Unit IV	Kode Abjad
1.	PN Garam Negara	Garam	Negara	Perusahaan	Negara	Ga

TATA ATURAN MENGINDEKS BADAN-BADAN SOSIAL/ORGANISASI

DAN PERHIMPUNAN

Peraturan mengindeks dan memberikan kode nama organisasi dan perhimpunan serta badan-badan sosial, yang diindeks adalah kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi yang ditempatkan pada unit terakhir tersebut.

No.	Nama (Caption)	Unit I	Unit II	Unit III	Unit IV	Kode Abjad
1.	PGRI	Guru	Republik	Indonesia	Persatuan	Gu

AKTIVITAS 4:

1.      Apa yang dimaksud dengan prosedur distribusi internal?

2.      Sebutkan langkah-langkah prosedur distribusi internal!

3.      Apa yang dimaksud dengan prosedur distribusi eksternal?

4.      Sebutkan langkah-langkah prosedur distribusi eksternal!

5.      Sebutkan cara-cara pembagian dokumen!

6.      Sebutkan pembagian klasifikasi sub seksi yang lebih kecil!

7.      Sebutkan hal-hal apa saja yang dicatat pada buku induk dokumen untuk melakukan pengkodean dokumen!

8.      Sebutkan empat kelompok arsip yang ditata menurut sistem abjad!

9.      Bagaimana tata cara mengindeks nama orang Tionghoa?

10. Bagaimana tata cara mengindeks nama perusahaan?